Zoeken
  • Rik Berbé

Complexe projecten online faciliteren. Meer impact en minder kosten.

Bijgewerkt: apr 20


Afgelopen jaar zitten we - qua werken - met z’n allen in een steile leercurve. Hoewel alle randvoorwaarden voor ‘op afstand werken’ bij de meeste organisaties prima zijn geregeld, werd daar tot op heden onvoldoende gebruik van gemaakt. Nu moeten we wel. En blijkt het verbazingwekkend goed te kunnen. In deze blog zet ik mijn ervaringen met diverse tools op een rijtje. En ik vertel hoe ik complexe projecten participatief en met resultaat faciliteer. Met veel minder geld en veel meer impact.

Elkaar ontmoeten, spreken, zien en ervaren is altijd beter. Maar is dat wel zo? Of kunnen slimme manieren van online denken en werken juist leiden tot meer participatie en betere resultaten.

Online vergaderen en werken


Contact houden we met Skype en Zoom. Operationeel werk doen we met Teams, Basecamp en Slack. Creatieve sessies met Miro en Mural. Er zijn ontelbaar veel oplossingen. Dat zijn allemaal tools waar mensen de afgelopen jaren mee zijn gaan werken. Sommige zijn er heel bedreven in en andere hebben koudwatervrees, maar we helpen elkaar omdat het werk door moet gaan. En dat betekent weer winst.



De afgelopen maanden kreeg ik vragen van klanten hoe ze hun complexe projecten en workshops kunnen opstarten en voortzetten. Online en in 'flow'.

Gecompliceerde versus complexe projecten


In mijn praktijk maak ik onderscheid tussen gecompliceerde en complexe projecten. Een gecompliceerd project heeft een duidelijk doel en kun je uitzetten in een projectplanning. Mensen werken aan de verschillende taken. Prince2 projecten passen hier naadloos in.

Complexe projecten hebben een gewenste uitkomst maar die is niet heel scherp. Daarnaast is zo’n project nieuw en afhankelijk van de context.


Complexe projecten zijn bijvoorbeeld wijk-, strategie-, organisatie-, team- en cultuurontwikkeling. Maar ook het initiëren van innovaties en lanceren van nieuwe producten. Dat vraagt een heel andere manier van het opzetten en begeleiden van een project. De vraag is: kun je zo’n complex project ook opstarten en continueren als iedereen online werkt?


Platforms om online complexe projecten uit te voeren


De basis hiervoor is het gebruik van de juiste software. Ik gebruik al een aantal jaren dedicated en flexibele platformen zoals Howspace.


Howspace is een platform voor verandermanagement en digitaal faciliteren. Het is in Finland ontwikkeld en specifiek bedoeld voor projecten, trainingen, workshop en change-labs. De tool is geschikt voor het stimuleren van betrokkenheid en samenwerking in een asynchroon, virtueel proces. Dus niet allemaal op hetzelfde moment achter het scherm maar gedurende een bepaalde periode op het platform met elkaar in gesprek.


De software bevat functionaliteit voor gesprekken tussen teamleden en andere stakeholders. Het creëert een enorme participatie (tot wel 97%) door middel van actieve dialoog voor, tijdens en na sessies. De facilitator kan zelf werkruimten maken met onder andere chats, peilingen, enquêtes en video's. Facilitators kunnen ook eenvoudig de lay-out van de werkomgeving bewerken door het plaatsen van containers en widgets, de toegangsniveaus van deelnemers beheren, inhoud verplaatsen en indien nodig nieuwe pagina's toevoegen. Daar heb je dus niet de interne ICT afdeling voor nodig.


Online projecten doen vereist kennis van vele verschillende interventies


De facilitators kunnen discussies en dialoog ontwerpen en faciliteren. De continue feedback die wordt gecreëerd door de gesprekken zorgt ervoor dat teams geïnspireerd, gemotiveerd en continu betrokken zijn. Voor het gewenste resultaat zijn de vaardigheden van de online facilitator essentieel. De 'art of hosting' is ook online een kunst. Het creëren van 'Flow is de crux.


De AI-mogelijkheden zijn een onderscheidend kenmerk van Howspace. Het biedt de mogelijkheid om de inzichten uit dialogen (tot wel 9000 deelnemers) realtime te presenteren met themaclustering, woordwolken en sentiment analyse. Daar gaat veel sneller dan post-its clusteren en sorteren :)


Op basis van mijn ervaring van de afgelopen jaren beschrijf ik een aantal condities om werken met een online platform succesvol te maken.

Vertrouwen


Net zoals projecten op lokatie is een gedegen voorbereiding nodig. De juiste communicatie om mensen te informeren over het project en de gewenste uitkomst. Daarnaast is bij het werken op een platform vertrouwen belangrijk. Dat is nog complexer als mensen niet fysiek bij elkaar zijn. Hoe doe je dat? Dat betekent heel goed nadenken over de opzet van het platform. Wat zijn de eerste stappen in het project? Hoe richt je de sessies is? Hoe maak je een combinatie van video conferencing en asynchroon werken. Welke vragen stel je om te zorgen dat een dialoog niet alle kanten op gaat? Hoe zorg je voor een eenvoudige omgeving zonder veel afleiding?


Daarnaast is de privacy en veiligheid van de software heel belangrijk. Een Europese leverancier is tegenwoordig een slimme keuze in verband met de borging van de AVG.


Sensemaking


De technologie is belangrijk, daarover heb ik hiervoor al het nodige verteld. De gekozen software moet geschikt zijn voor het voeren van gesprekken en het delen van verhalen met chats, videos en documenten. Daarnaast is ‘sensemaking’ belangrijk, hoe zorg je dat de software helpt snel orde te scheppen in alle feiten en meningen. In een project hadden we 80 korte video’s van medewerkers met een visie op hun organisatie. Hoe haal je daar snel de thema’s uit om een vervolgstap te maken? Daar helpt intelligente software gelukkig goed bij.


Systeemdenken


Het helpt als de facilitator een systeemdenker is. Dan geldt: 'Thinking Better, Thinking in Systems'. Iemand met gevoel voor de dynamiek in een groep. Het kunnen inschatten welke interventies passen en welke niet. Niet alleen intermenselijk, maar ook technisch. Maar bovenal kunnen omgaan met complexiteit en onzekerheid. Dat vraagt een andere stijl dan bij het uitvoeren van een Prince2 project. Gedurende het project ontstaat een dynamiek waar voortdurend interventies op moeten plaatsvinden.



Wisdom of crowds


In complexe projecten kun je alleen succes hebben als er diversiteit in de groep is. Verschillende perspectieven leiden tot nieuwe inzichten. Er is dus geen behoefte aan een facilitator die als expert opereert. De facilitator zorgt er juist voor dat meerdere experts hun kennis laten samenkomen. En dat iedereen aan het woord komt. De facilitator zorgt voor de structuur en interventies en het contact met de opdrachtgever.


Persoonlijke ervaringen


In de afgelopen 10 jaar heb ik veel goede ervaringen opgedaan bij het gebruiken van online platformen en het afgelopen jaar pas ik het intensief toe. Ik merk dat het uitvoeren van complexe projecten met online tools tot betere resultaten kan leiden dan initiatieven zonder gebruik van software. Dat zijn waardevolle ervaringen voor de ‘normale tijden'. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager doordat mensen niet naar verschillende locaties hoeven te reizen voor een sessie of workshop. De gesprekken zijn vaak beter door het ontbreken van ‘groupthink’. Waar men teveel naar elkaar toe gaat redeneren, zeker wanneer meningen dominant zijn.


Juist in deze crises is de conclusie dat complexe projecten en workshops niet stil hoeven te vallen. Sterker nog, nu is de tijd voor een steile leercurve waar we met elkaar leren en ontwikkelen en nieuwe tools omarmen. Dat kan met meer impact en minder kosten.

In mijn ChangeLabs gebruik ik veelvoudig online platformen. Lees mijn andere blogs voor een beter begrip van de praktische toepassingen. Wil je een korte online demo voor jouw project? Stuur me een bericht

77 keer bekeken0 reacties