Zoeken
  • Rik Berbé

De toekomst van publieke organisaties

Bijgewerkt: mei 11

De overheid als netwerk organisatie

Door Rik Berbé MSc, ChangeLabs


Een innovatieve overheid moet wendbaar zijn en flexibel inspelen op de veranderende behoeften van moderne burgers. Tegenwoordig bieden commerciële organisaties ongekende keuzes aan consumenten op het gebied van dienstverlening. Ook publieke diensten kunnen en moeten beter worden afgestemd op de behoeften en wensen van de veeleisende burger. Als overheden niet snel bijsturen, lopen ze het risico het vertrouwen van het publiek kwijt te raken. Overheidsorganisaties moeten gaan opereren op een hoger niveau van complexiteit. Ze moeten hun organisaties opnieuw inrichten door het bieden van innovatieve diensten en organisatiemodellen.



Introductie


In de laatste decennia zijn er trends en ontwikkelingen die ervoor hebben gezorgd dat de wereld complexer en onzekerder is geworden. Dat vereist een nieuw paradigma en een nieuwe ‘architectuur’ voor publieke organisaties in de 21e eeuw. Een model dat afstand neemt van het industriële organisatiemodel gebaseerd op centralisatie en standaardisatie in verticaal geïntegreerde organisaties.


Er is behoefte aan een innovatief organisatiemodel dat organisaties en individuen in staat stelt om sociale netwerken te vormen die dwars door de diverse domeinen heen lopen. De huidige postindustriële informatiemaatschappij biedt nieuwe organisatievormen, die in combinatie met informatietechnologie kunnen zorgen voor flexibele netwerkstructuren. Ze zijn meer gericht op dienstverlening, samenwerking en co-creatie en worden onder andere mogelijk gemaakt door zelforganisatie. Deze nieuwe vormen passen beter bij het acteren in een onzekere en complexe omgeving.

Vanuit de evolutionaire biologie en systeemtheorie weten we dat complexe sociale systemen geen centrale coördinatie nodig hebben. Voorbeelden zijn ​​scholen vissen, steden of financiële markten. Deze systemen zijn zelfregulerend, coördinatie is ingebed in het netwerk van relaties tussen de deelnemers door ‘feedback loops’. In dit soort systemen is de beste vorm van bestuur, geen bestuur. Dat wil zeggen zelfsturing en zelfregulering, dat zou een fundamenteel uitgangspunt moeten zijn bij het ontwerpen van organisaties. Met de snelle ontwikkelingen in het gebruik van informatietechnologie is dat een reële en noodzakelijke mogelijkheid.

Service Concept

In een nieuw concept voor de overheid verschuift de focus op onderdelen van een organisatie naar een focus op de serviceverlening. Een nieuw inrichting van de overheid gaat dan niet meer over het optimaliseren van de verschillende domeinen en afdelingen.


Het gaat over het goed ontwerpen en realiseren van te leveren diensten. Het werkt dus andersom. De te leveren diensten zijn de ‘triggers’ voor hoe je de organisatie inricht. In feite is de overheid van de toekomst primair gericht op het leveren van service.

Het service concept is belangrijk bij het ontwerpen van toekomstige organisaties, omdat het helpt de focus te verleggen naar datgene waaraan echt aandacht aan moet worden besteed. Het gehele systeem, de rollen in het systeem en de relaties tussen de rollen in het systeem. Uiteindelijk willen we geen wildgroei aan organisaties, onderzoeksteams, afdelingen, initiatieven en commissies. Wat we echt nodig hebben, is service. Door ons te concentreren op service kunnen we andersom werken. De vraag beantwoorden wat in essentie nodig is om te leveren wat wordt gevraagd. Dat lijkt simpel maar dat is het niet.



Netwerk Model


De uitdaging is systemisch ontwerpen wat nodig is voor deze service. De meeste diensten en middelen zijn al beschikbaar, we hoeven ze alleen maar opnieuw te configureren. Nieuwe structuren ontwerpen om de middelen te integreren en makkelijk toegankelijk te maken. Als voorbeeld het succesvolle netwerk van AirBnB. De rollen in het systeem, de mensen die accommodatie vragen en aanbieden waren al aanwezig. AirBnB heeft alleen een nieuw platform en interfaces ontworpen en de verschillende rollen met elkaar verbonden om een ​​geïntegreerde service te kunnen leveren.


Netwerk modellen doorbreken de scheiding tussen producenten en consumenten en maken co-creatie binnen een eco-systeem mogelijk. In het toekomstige model van overheidsorganisaties is er een verschuiving van het traditionele hiërarchische model naar een netwerk model. Het beschikbaar stellen van een infrastructuur aan partners in het maatschappelijk veld maakt het mogelijkheid om slimme oplossingen te co-creëren. Samen ontwerpen partners specifieke diensten vanuit de wens van gebruikers.


In een netwerk model wordt onderscheidt gemaakt tussen de verschillende niveaus van dienstverlening. De fundamentele infrastructuur wordt gefaciliteerd door de overheid, generieke interfaces worden aangeboden zodat partners deze kunnen configureren tot diensten voor de eindgebruiker.


Netwerk modellen helpen niet alleen om holistisch te kijken naar organisaties, maar bieden ook een raamwerk voor het optimaal ontwerpen van serviceverlening.

Zelforganisatie


Complexe menselijke netwerken bestaan uit zelfstandige individuen. Coördinatie binnen deze netwerken is een emergente eigenschap die voortkomt uit zelforganisatie van individuen. Dat betekent dat er geen centraal autoriteit is voor planning en control. In een netwerk model veranderd de essentie van bestuur in het creëren van de condities die partners en individuen in staat stellen om samen oplossingen te bedenken. Er zijn feedback-loops zodat het systeem zich zelf kan reguleren met als doel een efficiënte, veerkrachtige en duurzame samenleving.


In de kern is het verouderde industriële model gebaseerd op het benutten van onderlinge concurrentie verhoudingen om organisaties te sturen en reguleren. Een traditionele organisatie is een hiërarchie waarin de belangen op elk niveau in evenwicht moeten zijn met de laag erboven. Daarvoor zijn er vaste functies en een commando structuur nodig. Planning & control is een werkwijze om onderling af te stemmen.

In zelforganisatie zijn individuen zelfstandig en continue in interactie met elkaar om de visie en doelen te bepalen en bij te stellen. Ze zijn voortdurend actief om af te stemmen wat nodig is. Samen wordt toezicht gehouden op het werk dat gedaan moet worden. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet vooraf bepaald, maar komen voort uit de zelf-organiserende capaciteiten van het systeem en zijn voortdurend in ontwikkeling.


Binnen de toekomstige overheidsorganisaties worden projecten geïnitieerd, soms samen met andere organisaties en partners. Belangrijke beslissingen worden gezamenlijk genomen gedurende de werkzaamheden. Hierdoor worden ervaring, kennis en intelligentie snel en makkelijk door de organisatie verspreid. Het netwerk model is adaptief, sensitief en in staat zich snel te herstellen van schokken.


Co-creatie

In het netwerk model staat co-creatie centraal. In de toekomstige overheid bevinden mensen en middelen zich merendeels buiten de diverse organisaties. Kennis en ervaring over het ontwerpen van netwerken met diverse instanties, organisaties en doelgroepen is essentieel. Vraag en aanbod worden gecoördineerd tussen afdelingen en organisaties. Dat is heel anders denken en werken.



Zelfregulering


Informatie technologie (ICT) biedt nieuwe mogelijkheden voor zelfregulatie in het publieke domein. In bijvoorbeeld een AirBnB netwerk worden mensen continue geïnformeerd over de mogelijkheden op basis van hun persoonlijke voorkeuren. Informatie over de individuele profielen wordt gebruikt voor directe feedback. Deze feedback loops zijn belangrijk om te zorgen voor zelfregulatie in het AirBnB netwerk. Hoe meer informatie door het systeem vloeit, hoe beter het systeem in staat is zichzelf te reguleren.


Het vormgeven aan een zelf-regulerende overheid wordt ondersteund door het ontwerpen en gebruiken van soortgelijke platforms. De profielen van mensen weerspiegelen hun activiteiten. De profielen zijn voor iedereen toegankelijk, waardoor sociale interactie tussen mensen eenvoudig kan plaatsvinden.


De nieuwe informatiemaatschappij is socialer dan de mechanistische wereld van het industriële tijdperk. Er ontstaat een geheel nieuwe dynamiek voor het besturen van het publieke domein.

Netwerken


In de afgelopen tien jaar komen de termen ‘netwerk’ en ‘netwerken’ steeds vaker voor in discussies over het huidige of toekomstige bestuur van een moderne overheid. Het huidige industriële model van openbaar bestuur is opgebouwd uit verticaal geïntegreerde silo’s. Een domein zoals veiligheid of huisvesting wordt zorgvuldig vooraf gedefinieerd. Binnen een domein wordt een hiërarchie opgebouwd die zich uitstrekt van beleid tot uitvoering, waarbij informatie verticaal op en neer stroomt.


In realiteit ziet de wereld er veel meer uit als een sociaal netwerk. Neem bijvoorbeeld de beveiliging van een vliegveld, dat is een complexe samenwerking tussen luchtvaartmaatschappijen, luchthavenautoriteiten en centrale- en lokale overheden. Het netwerk bestaat uit heel veel verschillende afdelingen en rollen binnen verschillende organisaties die met elkaar samenwerken. De dienstverlening door de overheid vereist een ontrafeling van de verticaal geïntegreerde en autonome organisaties. Dienstverlening zal een primaire plek moeten krijgen in nieuwe sociale netwerken.


Een netwerk architectuur is een flexibele en modulaire aanpak voor het leveren van diensten. Het maakt gebruik van een servicegericht ontwerp om de diensten die een organisatie aanbiedt te beschrijven. Elke dienst krijgt een universele beschrijving en wordt beschikbaar gesteld aan het netwerk.


Het netwerk kan worden benaderd door een eindgebruiker met een eenvoudige interface, zoals bijvoorbeeld een mobiele applicatie. Daarmee kan iemand vervolgens heel specifiek aangeven welke dienst gevraagd wordt.

De ontwikkeling van netwerk organisaties betekent niet per definitie het einde van traditionele organisaties en afdelingen. Die kunnen effectief zijn in het gericht aanbieden van expertise in een specifieke dienst. Maar de toekomst van publieke dienstverlening ligt in het aanbieden van diensten op toegankelijke sociale platformen. Diensten die eenvoudig kunnen worden aangepast afhankelijk van de dienst die gevraagd worden door burgers.



Capaciteiten


In een onzekere en complexe VUCA wereld kunnen organisaties zich voorbereiden door het ontwikkelen van capaciteiten zoals adaptiviteit, sensitiviteit, diversiteit, samenwerken en veerkracht. Het is niet langer voldoende om te beschikken over voldoende mensen en middelen om systeemrisico’s op te vangen. Daarom moet de structuur van publieke organisaties fundamenteel anders worden vormgegeven. Van statische organisaties naar netwerk organisaties die adaptief, wendbaar en veerkrachtig kunnen opereren.


Vitale en toekomstbestendige netwerk organisaties zijn wendbaar en gericht op het uitvoeren van projecten door een optimale samenwerking tussen zelf-organiserende, multifunctionele teams. Deze organisaties bevorderen adaptieve planning, duurzame ontwikkeling en continue verbetering. Ze zijn in staat om zeer snel te reageren op veranderingen (ook agile organisaties genoemd).


Een moderne organisatie is in feite een sociaal netwerk van mensen dat zich richt op het leveren van gevraagde diensten en oplossingen. De publieke organisaties van de toekomst zijn ontworpen op basis van de principes van complexe adaptieve systemen, evolutionaire biologie en systeemtheorie.


Deze organisaties streven ernaar om van continue verandering een leerproces te maken. Daardoor worden ‘verander trauma’s’ als gevolg van aanpassing, re-organisatie en ontslag verminderd of geëlimineerd.

De essentie om effectief te kunnen opereren in een dynamische omgeving is om verandering in het kern van de organisatie te plaatsen. Evolutie is geen mysterieus proces dat alleen in de natuur plaatsvindt, het is een essentieel onderdeel van adaptieve systemen. Het gaat daarbij om het creëren van variatie, zoals start-ups, incubators, R&D-labs etc. Door gebruik te maken van het evolutie-principe kunnen toekomstige overheids organisaties zich voortdurend aanpassen om relevant te blijven.


Samenvatting


In dit artikel heb ik een concept voor de toekomst van publieke organisaties beschreven. Een netwerk model dat past bij de complexe omgeving waarin organisaties in de 21e eeuw moeten opereren. Ik heb enkele basisprincipes beschreven die ​​toekomstbestendige netwerk organisaties mogelijk maken.

  1. In de toekomst biedt de overheid de condities voor het ontwerpen van diensten en oplossingen binnen een sociaal netwerk en infrastructuur. Dit netwerk model vervangt het huidige hiërarchische model waarmee de samenleving top-down wordt bestuurt.

  2. Publieke organisaties veranderen in netwerken en platformen waarin diverse organisaties en partijen samenwerken. Uitgangspunt is een innovatieve structuur van zelfsturing en zelforganisatie.

  3. Het beschreven netwerk model laat zien dat er technische mogelijkheden zijn voor innovatieve platformen en interfaces. Publieke platformen waarin diensten worden gebundeld en aangeboden aan samenwerkende partners en veeleisende burgers.

  4. In de VUCA-wereld transformeren overheden van monolitische structuren op basis van statische afdelingen en rollen, naar dynamische netwerkstructuren. Door het ontwikkelen van zes capaciteiten kunnen organisaties vitaliteit en toekomstgerichtheid ontwikkelen.

Dit artikel is geschreven op basis van meerdere projecten en ervaringen uit de praktijk. Wil je dit concept voor jouw organisatie uitwerken en vormgeven? Dat kan in een Agile Lab.

Meer weten of verder praten? Stuur me een bericht

104 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven